Senast uppdaterad: 13 januari 2023

Många föreställer sig att produktivitet är en personlig egenskap som vissa har och andra saknar. Men förmågan att få mycket gjort på kort tid handlar i själva verket om att ha rätt vanor, rutiner och strategier när man arbetar. Produktiva människor är bättre på att förvalta sin tid och sin energi – och det kan du också lära dig.

Att lära sig arbeta produktivt och tidseffektivt är viktigt oavsett vad du jobbar med. Det handlar inte om att öka stressen i ett arbetsliv där stressnivån för många redan ligger på bristningsgränsen – tvärtom! Om du anammar produktivitetsfrämjande vanor och strategier så kommer du också att bli bättre på stresshantering, eftersom stress ofta handlar om att vi känner oss överväldigade av arbetet och inte vet hur vi ska hantera det.

Många gör misstaget att bara låta arbetet överskölja dem, utan att ha någon egentlig plan för hur de ska ta sig an arbetsbördan. Därför vill vi här dela med oss av fyra tips på hur du kan bli mer produktiv och tidseffektiv, och samtidigt undvika att hamna i onda cirklar som leder till en skadlig stress.

1) Planera din dag kvällen innan

Om man inte har en plan för vad man ska göra under dagen så är risken stor att man förlorar kontrollen direkt, och liksom ”sugs in” i det allmänna kaos som så ofta hägrar över en arbetsdag.

Om man istället planerar i förväg vad man ska göra så ökar sannolikheten för att det verkligen blir gjort. Det bästa är att lägga upp sin plan under eftermiddagen/kvällen innan, då man har en arbetsdag bakom sig och vet vad som behöver göras nästa dag. Planeringen gör det också lättare att i efterhand utvärdera om man har nått sina mål under dagen eller inte.

Gör det till en rutin att avsluta varje (arbets-)dag med att utvärdera den dag som nu är slut, och göra upp en plan för morgondagen. Var noga med att bestämma vilka som är dina 2-3 högst prioriterade arbetsuppgifter den kommande arbetsdagen, och bestäm att du ska komma igång med den första av dessa direkt när arbetsdagen börjar, innan du gör någonting annat över huvud taget.

2) 80/20-regeln

Att våga prioritera är den kanske enskilt viktigaste nyckeln till produktivitet. Den så kallade 80/20-regeln, som bland annat Lifehack har berättat om, gör gällande att en väldigt stor del av de resultat man uppnår kan härledas till en ganska liten del av arbetet. Bara runt 20 procent av arbetet leder till viktiga, långsiktiga resultat – övriga 80 procent försvinner i ett föga produktivt virrvarr av mejl, telefonsamtal, improduktiva möten och så vidare. 

Genom att planera sin arbetsdag (se punkt 1) och prioritera de arbetsuppgifter som verkligen leder till resultat, kan man bli betydligt mer produktiv. Se till att minimera den tid du ägnar åt att till exempel svara på mejl – gör det 1-2 gånger per dag, och sätt en gräns för hur lång tid det får ta. Våga säga nej till möten eller interaktioner som du vet att de inte skapar värde, och försök att göra dig av med arbetsuppgifter som du lätt fastnar i men som egentligen inte skapar resultat.

3) Jobba med din Närvaro

Närvaro och koncentration spelar en avgörande roll för vår förmåga att vara produktiva och effektiva. Ofta är man som mest produktiv när man uppnår ett läge av flow, då man glömmer bort tid och rum för att man är så uppslukad av arbetsuppgiften. Flow kanske inte kan uppstå på beställning, men det finns mycket man kan göra för att bana väg för ett flow-tillstånd. Det handlar dels om att lära sig undvika distraktioner, som väldigt lätt kan störa koncentrationen. Mejl och notiser i telefonen är typiska saker som kan distrahera en på ett sätt som kan skada produktiviteten, mer än man kanske tror. 

Men man kan också distraheras av sina egna tankar. Till syvende och sist så förutsätter ju flow att ens egen tankevärld uppfylls av själva arbetsuppgiften, och att man inte tänker på annat medan man försöker jobba. Ett bra sätt att öka sin koncentrationsförmåga är meditation, som just handlar om att inte fastna i de tankar som kommer och går.  Genom att meditera regelbundet kan du träna upp din förmåga att fokusera på arbetsuppgiften, och då ökar också sannolikheten att du uppnår ett tillstånd av flow – eller åtminstone får jobbet gjort på ett effektivt sätt.

4) Energy Management

Det finns också mer praktiska sätt att styra sitt fokus och sin koncentration under en arbetsdag. Ingen kan vara 100 procent fokuserad i 8 timmar i streck, och därför kan det vara smart att medvetet välja när, var och hur man avser ägna sig åt arbete som kräver djup koncentration.

Det finns olika tekniker för att lyckas med det. Vissa tycker om att använda Pomodorometoden, som innebär att man använder en timer och jobbar helt utan distraktioner i korta pass om 25 minuter, som följs av fem minuters paus; sedan börjar man om. Efter fyra sådana pass bör man ta en längre paus på 15-30 minuter. Liknande principer, som går ut på att jobba i korta men intensiva intervaller, kan tillämpas på exempelvis kommunikationen. Särskilt om man jobbar på distans kan det vara bra att ha korta ”bursts of communication”, till exempel i början och slutet av dagen, och att däremellan ägna sig åt fokuserat, individuellt arbete.

Det viktiga är att hitta rätt strategier för att hushålla med sin energi och koncentration. De prioriterade arbetsuppgifterna bör i regel göras under den tid på dagen då du vet att du får mycket gjort. Det är också viktigt att undvika multitasking, som är en stor energitjuv och sällan leder till produktivitet.

Ta makten över din arbetsdag, våga prioritera, och se till att ha en strategi för att hitta fokus och samtidigt hushålla med din energi. Med rätt vanor och strategier kan du öka din produktivitet på ett häpnadsväckande sätt – och ändå känna dig mindre stressad och mer harmonisk i ditt arbete.