Senast uppdaterad: 13 januari 2023

När man omorganiserar verksamheten så måste man förstå medarbetarnas oro inför förändringen, och där spelar kommunikationen och ledarskapet en avgörande roll. Det är viktigt att man ger medarbetarna tid att bearbeta förändringen och möjlighet att ställa frågor som också besvaras så ärligt och uppriktigt som möjligt.

Omorganisation är en smärtsam men ibland nödvändig process som alla verksamheter ställs inför med jämna mellanrum. Inte sällan leder det till oro, rädsla och ibland ilska bland medarbetarna, vilket man som arbetsgivare eller ledare måste ha förståelse för och kunna hantera på rätt sätt.

Det kan finnas flera olika skäl till att en verksamhet behöver omorganiseras eller omstruktureras. Det kan handla om att den marknad man agerar på har genomgått stora förändringar som man måste anpassa sig efter, att kundernas behov eller beteende har förändrats, eller att det ekonomiska läget kräver att organisationen blir mindre och effektivare. Till exempel. Skälen kan som sagt vara många. En sak är i alla fall säker: Förändring är en oundviklig del av livet och samhället.

Medarbetaren vill veta sin roll

Att medarbetarna blir oroliga och rädda inför en omorganisation betyder inte nödvändigtvis att de avskyr alla former av förändring. Men de känner en berättigad oro över vad förändringen kommer att innebära för dem. Riskerar de att förlora jobbet? Kommer de att bli omplacerade? Kommer de få en ny chef eller hamna i ett nytt team? Hur vet man att förändringen är till det bättre?

Medarbetaren vill kort sagt veta vilken plats hen har i den nya organisation som ska växa fram. Det är en fullt legitim fråga som arbetsgivare och ledare i organisationen måste göra sitt bästa för att bevara.

Kommunikation är A och O när man genomför en omorganisation eller omstrukturering. Ni måste kommunicera mycket och på alla nivåer. Informationsmöten med medarbetarna bör kompletteras med information i skriftlig form, till exempel mejl eller andra utskick.

Men det är också viktigt att varje individuell medarbetare får möjlighet att prata med sin chef och ställa sina egna frågor om omorganisationen. Team-möten och informationsmöten bör alltså kompletteras med möten på tu man hand, där chefen är lyhörd, svarar på de frågor som går att besvara och lovar att återkomma om de frågor som ännu inte går att besvara.

Planera för känslostormar

Det är viktigt att ge medarbetarna tid att processa förändringen. Tänk på att ni i ledningen förmodligen har känt till omorganisationen under en längre tid än medarbetarna – därför kan det vara viktigt att låta dem komma ikapp, rent mentalt. Man kan behöva tid för att tänka och känna efter hur en förändring känns, och därefter kan man behöva återkomma med nya, kompletterande frågor, men också med invändningar, idéer och förslag.

Omorganisationer leder ofta till konflikter och känslostormar, och det måste ni som arbetsgivare eller ledare förbereda er och planera för. Här är det återigen viktigt att komma ihåg att kommunikation är nyckeln till framgång. Ni måste tänka igenom hur ni ska hantera att medarbetare höjer rösten, kritiserar er och tar ställning mot vissa förändringar, både på jobbet och på fritiden när hen kommunicerar med omvärlden (även via sociala medier och dylikt). Sträva efter att hantera detta på ett klokt och empatiskt sätt, men var tydliga med att ni står för de förändringar som ni vill genomföra.

En omorganisation bör med andra ord alltid åtföljas av en kommunikationsstrategi, så att ni vet hur ni ska informera medarbetarna på rätt sätt och hantera deras reaktioner. Kommunikationen bör präglas av ärlighet, det finns ingen anledning att skönmåla situationen. Behandla medarbetarna som vuxna människor som kan hantera sanningen och förstå svåra beslut eller obekväma sanningar. Men gör det med empati och förståelse för deras oro.

Mät och belöna framsteg

Se också till att medarbetarna får det stöd de behöver för att hitta sin roll i den nya organisationen. De kan behöva coachning, kompetensutveckling eller intern vägledning för att landa rätt i förändringen. Det kräver också att ni som ledare är tålmodiga och att ni samtidigt visar att ni har förtroende för medarbetaren.

Sist men inte minst så är det viktigt att medarbetarna får veta hur det går med omorganisationen, om den leder till önskade resultat. Genom att mäta och visa upp eventuella framsteg kan ni stärka medarbetarnas motivation och skapa en känsla av att förändringen är till det bättre. Glöm inte heller bort att ge medarbetarna feedback på deras utveckling och belöningar för deras ansträngningar och framsteg.

Omorganisation och omstruktureringar medför stora utmaningar, men om de sköts på rätt sätt så leder de ofta till bättre resultat för verksamheten – och i bästa fall också till mer engagerade och motiverade medarbetare.