Senast uppdaterad: 22 juni 2023

Efter pandemins experimenterande med distansarbete har hybridkontoret blivit det nya normala på många arbetsplatser. Avsikten är att skapa en arbetsplats som är så effektiv och engagerande som möjligt, både ur medarbetarens och ur arbetsgivarens perspektiv. Men det nya arbetssättet med större frihet under ansvar innebär inte att ledarens roll har blivit mindre viktig – tvärtom. Hybridkontoret medför en lång rad utmaningar som ställer stora krav på ledarskapet, liksom på medarbetarna själva.

Pandemins påtvingade distansarbete gav mersmak. Många medarbetare ser redan möjligheten att arbeta hemifrån som given, och även om många arbetsgivare och chefer har känt en viss tveksamhet, råder det nu ingen större tvekan om att hybridkontoret är här för att stanna.

Hybridkontoret är förenat med fantastiska möjligheter, men också med risker. Möjligheterna är uppenbara för de flesta: Medarbetare kan jobba hemifrån när de behöver få livspusslet att gå ihop eller när de ska ägna sig åt enskilt arbete som kräver lugn och koncentration. Men åka in till kontoret när de behöver träffa kollegor, jobba i team eller prata med chefen. På så vis kan man förbättra både effektiviteten och medarbetarnas trivsel.

Riskerna med ett sådant upplägg ska dock inte underskattas. Medarbetare som jobbar hemifrån merparten av tiden riskerar att känna sig isolerade och att hamna lite vid sidan av teamet. Medarbetare som av olika skäl måste vara på kontoret varje dag kan uppleva det som orättvist, och kan känna irritation mot kollegor som man aldrig riktigt vet om de kommer in till kontoret eller inte.

Risken för bristande kommunikation och dålig sammanhållning i teamet är uppenbar, och för att motverka den krävs ett aktivt ledarskap.

Tydliga spelregler

Hybridkontoret kräver tydlighet. Alla måste veta vilka spelregler som gäller om man vill dela upp arbetet mellan hemmet och kontoret. Medarbetare som delvis jobbar på distans måste vara fullt integrerade i organisationen, så att de har tillgång till all information och kan delta i möten på samma villkor som alla andra. Allt detta är idag möjligt genom digitala hjälpmedel.

I gengäld måste de som tillbringar arbetstiden på kontoret få en rimlig chans att förhålla sig till distansarbetarnas flexibilitet. Att aldrig veta om eller när en viss medarbetare kommer in till kontoret, eller över huvud taget är tillgänglig, kan vara enormt frustrerande för den som jobbar från kontoret.

Det är därför det krävs tydliga spelregler. Exakt hur dessa ska vara utformade, kan ledaren komma fram till tillsammans med teamet. Man kan bestämma att ”hybrida” arbetare ska informera i förväg, vecka för vecka, om vilka dagar de kommer att vara på kontoret. Eller man kan ha som mål att hela teamet ska träffas på kontoret en bestämd veckodag.

Vad är meningen med ett kontor?

Det viktiga är att man som ledare lyssnar på alla, och tillsammans med teamet skapar spelregler som gynnar både effektiviteten och sammanhållningen i teamet, samtidigt som de lämnar utrymme för individens behov. På ett hybridkontor måste arbetet kort sagt planeras och koordineras på ett klart och tydligt sätt.

En viktig diskussion som bör föras i teamet är: Vad är egentligen meningen med ett kontor? Tanken med ett hybridkontor är att få ut det bästa av två världar, därför behöver ni prata om vad som gör kontoret nödvändigt.

Svaret kan skilja sig något beroende på vilken typ av team ni är. Vissa team behöver ses på kontoret för intensiv, gemensam brainstorming, eller för att kunna ta del av varandras arbete på ett intensivt sätt. Andra behöver snarare ses av sociala skäl eller för att hålla motivationen och engagemanget uppe.

För de allra flesta handlar värdet av kontoret främst om att kunna mötas ansikte mot ansikte, vilket alltid kommer att vara någonting helt annat än att se varandra på en skärm. Kontoret finns till för att synkronisera medarbetarna, både arbetsmässigt och på ett mänskligt plan.

Individen viktigare än någonsin

Hittills har vi mest pratat om team och om ”medarbetarna” i plural, men för att hybridkontoret ska fungera i praktiken är det också väldigt viktigt att man ser varje enskild individ. Detta är kanske den största utmaningen för ledaren på hybridkontoret.

Olika medarbetare kommer att reagera inför hybridkontoret på helt olika sätt, oavsett om de tillbringar merparten av tiden hemma eller på kontoret. Vissa kommer att tycka att det är fantastiskt, medan andra riskerar att bli sönderstressade av den osäkerhetskänsla som hybridkontoret riskerar att skapa. De allra flesta kommer dock att finna sig tillrätta – förutsatt att de får rätt stöd.

Förändringar kan vara förvirrande, och det är viktigt att varje enskild medarbetare får ett aktivt stöd. Det innebär att medarbetaren måste bli sedd och lyssnad på lika mycket oavsett hur ofta eller sällan hen är inne på kontoret.

Medarbetaren måste få prata med chefen regelbundet och på tu man hand, både om jobbet i sig och om hur jobbsituationen känns känslomässigt. Var och en har också rätt att få stöd i sin medarbetarutveckling. Här kan coaching fungera som ett komplement, men det är också viktigt att ledaren själv finns tillgänglig för varje enskild medarbetare.

Hybridkontoret erbjuder fantastiska möjligheter. Men för att det ska fungera i praktiken krävs aktiva och tydliga ledare som är redo att visa vägen i ett arbetsliv präglat av frihet under ansvar.